プライバシーポリシー

最終更新：2026年10月12日（施行日：2026年11月1日）

株式会社viviandkiki（以下「当社」）は、TADOROOTSを通じてご提供するサービスにおいて、お客様とそのご家族の個人情報を適切に取り扱うことを重要な責務と考え、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」）その他の関係法令を遵守し、以下のとおりプライバシーポリシーを定めます。

1. 事業者の名称・住所・代表者

株式会社viviandkiki
〒101-0054 東京都千代田区神田錦町3-21-1309
代表取締役　荻野光希

2. 取得する個人情報

当社は、サービス提供にあたり以下の個人情報を取得することがあります。

氏名・住所・電話番号・メールアドレス等の連絡先情報
ご依頼内容に関する情報（ご先祖様・ご親族に関する情報、戸籍・除籍・改製原戸籍等の記載情報、家族関係、写真・手紙等の資料）
ヒアリング・取材でお話しいただいた内容（TADOROOTS STORY等の取材音声・動画、LINEでお送りいただいたメッセージ・音声データを含みます）
電話・オンライン面談・対面面談・LINE等でのやり取りの録音・録画・記録
お支払いに関する情報（クレジットカード決済はStripeが処理し、カード番号は当社に送られません）
お問い合わせ内容
本サイトの閲覧履歴等（Cookie・アクセス解析による情報。第9項参照）

ご依頼内容の性質上、ご存命のご親族の情報をお預かりすることがあります。当社は、これらの情報もお客様ご本人の情報と同様に、本ポリシーに従って厳重に取り扱います。

3. 利用目的

取得した個人情報は、以下の目的の範囲内で利用します。

ご依頼いただいたサービス（家系図制作・STORY・ルーツ経営プログラム・Japan Roots・ROOTS ART・セミナー等）の提供
サービスに関するご連絡・進捗報告・成果物の納品・再発行・アフターサポート
請求・入金管理
お問い合わせへの回答
サービス品質の確保、ご依頼内容の正確な記録、および事実確認・トラブル対応（通話・面談等の録音・録画の利用を含みます）
当社の役員・従業員・業務委託先スタッフの安全確保およびカスタマーハラスメントへの対応
サービス改善のための統計的な分析（個人を特定しない形で利用します）
法令上必要な対応

4. 要配慮個人情報・戸籍情報の取り扱い

当社のサービスでは、戸籍情報・家族関係に関する情報のほか、ヒアリング・取材の中で、病歴・障害・信条・社会的身分など、個人情報保護法上の「要配慮個人情報」に当たる情報をお伺いすることがあります。当社は、これらの情報をお客様の同意を得たうえで取得し、ご依頼いただいたサービスの提供のためにのみ利用します。
当社は、出自・門地等による差別・人権侵害につながる調査には一切応じません。
お客様からお預かりした戸籍等の原本や資料は、納品時またはご依頼の終了時に返却します。

5. 保存期間

当社は、利用目的の達成に必要な期間に限り個人情報を保存し、期間経過後は速やかに削除または廃棄します。

情報の種類	保存期間
戸籍等の原本・お預かりした資料	納品時またはご依頼の終了時に返却
戸籍等の写し・画像データ	納品後3年
取材・ヒアリングの音声・動画、通話・面談の録音・録画	納品後5年
成果物データ（家系図・原稿・デザインデータ等）	納品後10年（再発行・追加の製本・追加調査に使います）
契約・請求・入金に関する記録	10年（法令に基づく保存）

お客様から削除のご希望があった場合は、法令上保存が必要なものを除き、上記期間内であっても削除します。

6. 第三者への提供

当社は、以下の場合を除き、お客様の個人情報を第三者に提供しません。

お客様の同意がある場合
法令に基づく場合
人の生命・身体・財産の保護のために必要がある場合で、お客様の同意を得ることが困難な場合
その他、個人情報保護法で認められる場合

当社の代理店・紹介パートナーにお客様の個人情報を提供する必要がある場合は、事前に提供先と提供する情報の内容をお知らせし、お客様の同意を得たうえで提供します。

7. 業務委託

当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取り扱いの全部または一部を外部の事業者（調査協力者、ライター、デザイナー、製本・印刷業者、クラウドサービス事業者等）に委託することがあります。その際は、委託先との間で秘密保持を含む契約を締結し、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

8. 外国にある第三者への提供・外国のサービスの利用

当社は、決済、メール・ファイルの保管、アクセス解析、オンライン面談、業務の管理などのために、米国の事業者が提供するクラウドサービスを利用しており、これらの事業者のサーバーで個人情報が取り扱われることがあります。

米国には、日本の個人情報保護法に相当する包括的な連邦法はありませんが、州ごとの法律（カリフォルニア州消費者プライバシー法など）があります。各国の制度については、個人情報保護委員会が公表している「外国における個人情報の保護に関する制度等の調査」をご参照ください。
当社は、これらの事業者が個人情報の適切な取り扱いのための措置を継続的に講じていることを、利用規約・プライバシーポリシー等で確認しています。
利用するサービスは変わることがあります。米国以外の国の事業者のサービスを新たに利用する場合は、本ポリシーを更新してお知らせします。

9. Cookie・アクセス解析

本サイトでは、利便性の向上とサービス改善のため、CookieおよびGoogle Analytics（Google LLCが提供するアクセス解析ツール）を使用しています。Google Analyticsは、Cookieを利用して閲覧状況に関する情報を収集しますが、当社が氏名等によってお客様個人を特定することはありません。収集された情報はGoogleのプライバシーポリシーに基づいて管理されます。ブラウザの設定によりCookieを無効にすること、またはGoogleが提供する「Google Analytics オプトアウトアドオン」を利用することで、情報の収集を停止できます。

10. 安全管理措置

当社は、個人情報の漏えい・滅失・毀損を防止するため、以下の措置を講じています。

組織的安全管理措置：個人情報の取り扱いに関する責任者を定め、取り扱う個人情報の範囲と担当者を明確にしています。漏えい等が発生した場合の報告・対応体制を整えています。
人的安全管理措置：役員・従業員・業務委託先に対し、秘密保持の誓約を求め、個人情報の取り扱いについて定期的に周知・教育を行っています。
物理的安全管理措置：戸籍等の書類は施錠できる場所で保管し、持ち出しを必要最小限にしています。書類・機器の廃棄は、復元できない方法で行います。
技術的安全管理措置：アクセス権限を担当者に限定し、多要素認証を利用しています。保存データの暗号化、不正アクセスやマルウェアの対策を行っています。
外的環境の把握：外国の事業者のサービスを利用する際は、その国の個人情報保護制度を把握したうえで安全管理措置を講じています（第8項参照）。

11. 保有個人データの開示等の請求

お客様は、当社が保有するご自身の個人データについて、利用目的の通知、開示（第三者提供記録の開示を含みます）、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止を請求することができます。
請求は、下記の窓口までお問い合わせフォーム・公式LINE・郵送のいずれかでご連絡ください。ご本人または代理人であることを確認したうえで、遅滞なく対応します。
開示等の請求に手数料はいただきません。
法令に基づき請求に応じられない場合は、その理由をご説明します。

12. 未成年者の個人情報

18歳未満の方がサービスを利用する際は、保護者の同意を得てからご利用ください。16歳未満の方については、保護者の方からお申込み・ご連絡をいただくようお願いします。

13. プライバシーポリシーの変更

当社は、法令の改正・サービス内容の変更等に応じて、本ポリシーを変更することがあります。変更する場合は、変更後の内容および効力発生日を、効力発生日の14日前までに本サイトに掲載してお知らせします。利用目的の変更など重要な変更については、法令に従い、必要に応じてお客様の同意を得ます。

個人情報に関するお問い合わせ窓口
株式会社viviandkiki　個人情報保護管理責任者：荻野光希
所在地：〒101-0054 東京都千代田区神田錦町3-21-1309
電話：050-3697-2697（平日9:00〜17:00）
お問い合わせフォームまたは公式LINEよりご連絡ください。

附則：本ポリシーは2026年11月1日から施行します。